kintoneの入力項目が多すぎると感じたら、すぐに削除する前に「誰が、いつ、その項目を使うか」を整理します。すべての項目を同じ順番で並べるより、作業の流れに合わせて見せるほうが入力しやすくなる場合があります。
この記事では、項目数そのものの見直しと、標準グループ・タブ・条件表示・入力ヒントの使い分けを紹介します。プラグインを増やすことを前提にせず、必要な整理から進めます。
この記事は、項目を減らす・まとめる・条件で見せ分ける方法を選ぶための設計ガイドです。タブの設定が決まっている場合はタブ表示の具体的な設定手順、条件付き必須・非表示の設定は条件付き入力制御の設定例をご覧ください。
案件フォームを3つの段階に分ける例
同じ案件管理の中に、初回受付・見積・請求の項目が混在している場合の整理例です。項目を削除する前に、誰がいつ使うかで配置を分け、保存済みデータや他の設定への影響を確認します。
| 段階 | 項目の例 | 画面の整え方 | 確認すること |
|---|---|---|---|
| 初回受付 | 会社名・担当者・問い合わせ内容 | 最初に入力する場所へまとめる | 追加画面ですぐ入力を始められるか |
| 見積 | 見積金額・納期・値引き理由 | グループやタブで一まとまりにする | 初回受付の項目へ戻れるか |
| 受注・請求 | 請求先・支払条件 | 段階に応じた表示・入力ルールを検討 | 必要な利用者が確認・編集できるか |
これは表示の設計例であり、タブ分けが閲覧権限を変更するわけではありません。単に探す距離を短くしたいなら配置・グループを先に見直し、画面を切り替えて使いたい場合にタブの設定手順へ進みます。使わない項目を削除する判断は、表示整理とは分けて行います。
項目を「入力者」「タイミング」「条件」で分類
例えば営業が最初に入れる顧客・案件、見積時に使う金額・納期、受注後に使う請求情報が、1画面へ混在しているケースです。3つの段階を区切るだけでも、最初に入力する場所が明確になります。
- 全員が最初に使う：レコードを特定する基本情報。
- 特定の担当者が使う：請求や管理の情報。
- 特定の条件で使う：例外申請の理由など。
- 確認だけに使う：計算結果や参照情報。
利用していない項目の候補が見つかっても、計算や別アプリから参照されている可能性があります。削除前は項目を削除する前の影響確認を行います。
時々見る情報は標準グループでまとめる
画面の情報をまとまりで扱えるなら、まず標準のグループ配置を検討します。常に見る基本情報を外に出し、補足情報をまとめる構成です。フォームの基本設定はkintone公式のフォーム設定を参照してください。
ただし、必ず入力する項目を折りたたんだ場所へ隠すと、かえって探す手間が増えます。入力頻度の高い順に並べ、利用者がどこから始めるかを決めてください。
業務の段階で切り替えるならタブ表示を検討
「案件」「見積」「請求」など、作業単位で切り替えて見たいなら、タブ表示プラグインが候補です。基本情報をどこからも確認できるようにするか、各タブで必要な項目をどうまとめるかを設計します。
タブは画面の整理であり、項目の閲覧権限を守る仕組みの代わりではありません。他部署へ見せてはいけない値は、標準のアクセス権を別に設定します。手順は入力フォームをタブ分けする方法をご覧ください。
条件によって不要な項目は条件表示を検討
例えば区分が「法人」の場合だけ部署名を使うなら、条件に合わせた非表示などを検討します。条件付き入力制御・書式変更プラグインでは、条件と対象項目を設定します。
非表示にする項目へ必須設定が残っていないか、値を入れた後に条件を変えたときにどう扱うかを確認してください。見えなくなったから保存済みの値も消えた、と決め付けないことが重要です。
条件を増やし過ぎると管理が難しくなります。通常・例外の少数ケースで試し、設定名へ目的を残してから広げます。
入力に迷う項目へ短い説明を付ける
見やすい場所にあっても、何を書けばよいか分からない項目は入力が進みません。形式、例、記入が必要な条件を短く説明します。
例えば「概要」だけより、「困っている操作と、期待する結果を各1文で記入」のほうが、判断しやすくなる場合があります。常に見せる説明は標準ラベル、必要なときだけ補足するならツールチッププラグインといった使い分けを考えます。具体例は入力ヒントの作り方をご覧ください。
標準グループでできない配置と、非表示の確認点
標準グループは補足項目を開閉してまとめる方法です。ただし、グループ内へテーブルを配置することはできません。テーブルを含む画面を整理する場合は、そのままグループへ移せると判断せず、公式の配置制限と、利用するタブ表示機能の対応範囲を確認します。
例えば法人のときだけ部署名を表示する設計なら、法人・個人・区分未選択の3通りで確認します。部署名へ入力した後に区分を切り替えた場合は、項目の表示だけでなく保存される値も確認してください。画面から見えなくすることは、データの削除や閲覧権限の設定とは異なります。
入力テストは実際の担当者と行う
検証用レコードで、最初の登録・既存の修正・例外の入力・申請までの流れを試します。「目的の項目へすぐ進めるか」「隠れた必須項目で止まらないか」「モバイルでも説明を読めるか」を確認します。
タブや非表示は表示を整理する仕組みで、フィールド自体を削減するものではありません。速度が目的なら、参照やカスタマイズも含めて別に調べます。まず入力の迷いを減らす変更から始め、使われ方を確認しながら改善しましょう。
関連プラグインと設定の相談
自社の項目設計・設定・運用を一緒に整理したい場合は、伴走支援のサービス案内をご覧ください。