Excelテンプレートを登録できないときは？

Excelテンプレートを登録できないときは、ファイルを選んだ段階と、プラグイン設定を保存する段階を分けて確認します。帳票出力プラグインには、テンプレート1ファイル180KBまでと、全帳票のテンプレート・設定を合わせて256KBまでという、2つの容量上限があります。

この記事は、帳票出力プラグインのテンプレート登録・設定保存で止まる場合の切り分け手順です。出力後の文字切れや改ページは、PDFレイアウトの確認方法で扱っています。登録前の原本を残し、検証用アプリで確認してください。

どの操作で止まったかを記録する

まず、表示されたエラーの文章と操作をメモします。「選択したファイルを読み込めない」「帳票を追加したあと設定を保存できない」「保存できたが利用画面に反映されない」では、確認する場所が違います。

同じ操作を繰り返す前に、どの帳票を変更したか、最後に保存できた状態は何かを残します。原因を切り分ける間は、ほかの帳票の変更を同時に進めない方が比較しやすくなります。

対象は通常のExcelブック［.xlsx］です。旧形式［.xls］、マクロ付き［.xlsm］、暗号化されたファイル、Strict形式は対象外です。ファイル名の拡張子だけを書き換えても、内部形式は変わりません。

Excelの［名前を付けて保存］などで通常の［Excelブック（.xlsx）］として、原本とは別名で保存します。マクロに依存した帳票は、その処理がなくても必要な書類になるかを先に確認してください。パスワード等で保護された重要な原本を、そのまま書き換える必要はありません。

ファイルの形式が判断できない場合は、空の新しい.xlsxに宛名用の記号だけを置き、登録を試すと比較できます。たとえば宛名のフィールドコードが［会社名］なら、セルに次のように記入します。

$(会社名)

これは切り分け用の小さなテンプレートです。本番帳票をこの形に作り直すという意味ではありません。記号は実際のフィールドコードに合わせてください。

1ファイルが180KB以下でも、必ず保存できるとは限りません。テンプレートは保存用の文字列へ変換され、帳票名・ボタン名・条件・フィールド情報などと一緒に設定へ格納されます。エクスプローラーで見た.xlsxのサイズを足すだけでは、設定の合計サイズにはなりません。

帳票を増やしたときだけ保存できなくなるなら、検証用アプリで、帳票を1つにした状態と複数にした状態を比べます。不要な帳票を整理する場合も、元のテンプレートと設定の内容を先に控えてから進めます。

内容が同一のテンプレートは共通保存されます。ただし、帳票ごとの設定は増えます。同じ様式でも別々に編集・保存したファイルは、同一のデータとは限りません。見た目やファイル名が同じだから容量も共有される、と判断しないでください。

原本を複製し、登録確認用と分かる名前で保存します。変更前のサイズを控えます。
ロゴや写真を確認します。Excel上で小さく表示していても、元の画像データが大きい場合があります。必要な画質を保ちながら、画像の圧縮や適切なサイズへの差し替えを検討します。
出力に使わないシート・重複した画像・不要な書式を確認します。数式や名前付き範囲などの参照先になっていないかを確認し、必要なものは残します。
通常の.xlsxで保存し直し、サイズと見た目を比較します。一度に全部を変えず、変更した箇所を記録します。
検証用アプリでテンプレートを選び、設定の保存とアプリ更新まで確認します。

画像圧縮の操作は、Microsoft公式のExcelファイルサイズ削減手順が参考になります。一般的な軽量化手順に別の保存形式が紹介されていても、このプラグインへ登録するファイルは.xlsxのままにします。単純に別形式へ変える対処はしません。

この手順で何KB減るかは、ファイルの内容によって異なります。ここでは削減量を測定していません。容量が小さくなったことと、帳票が正しく出力されることを別に確認します。