活動履歴でルックアップ取得した商談フェーズを変更し、案件管理にも同じ値を反映したい。そんなときは、ルックアップで値を取得し、コピー先を編集できるようにしてから、別アプリへ反映する構成にできます。
本記事は「参照元から取得して終わり」ではなく、活動履歴に保存した値を参照元の案件管理へ書き戻す構成を扱います。使うのは、条件付き入力制御・書式変更プラグインと、アプリ間更新・登録プラグインです。商談フェーズは通常のドロップダウン等を使う例で、プロセス管理のステータスは対象外です。
取得・編集・反映の役割を分ける
| 操作 | 使う機能 | 変更される場所 |
|---|---|---|
| 案件の情報を取得する | kintoneのルックアップ | 活動履歴のコピー先項目 |
| 取得した商談フェーズを入力し直す | 条件付き入力制御・書式変更プラグインの「編集可能にする」 | 活動履歴の入力画面 |
| 保存した値を案件管理へ反映する | アプリ間更新・登録プラグイン | キーで照合した案件管理レコード |
例では、案件管理をルックアップの参照元とし、アプリ間更新・登録プラグインでは活動履歴を「連携元」、案件管理を「連携先」にします。元・先という言葉だけでは方向を取り違えやすいため、アプリ名と反映したい項目を図や設定メモに残しましょう。
案件管理の書き込み先を確認する
案件管理には、レコード番号と、書き換えられる通常の商談フェーズ項目を用意します。活動履歴には、案件を選ぶためのルックアップ、案件No.、コピー先の商談フェーズを用意します。表示名ではなく、実際のフィールドコードと種類で対応付けます。
アプリ間更新・登録プラグインは、連携先のルックアップやコピー先項目へは書き込めません。活動履歴側でルックアップ取得した値を読み取り、案件管理側の通常項目へ書き込む構成です。編集権限・計算項目の制約を解除して書き込む機能でもありません。
既存案件への反映なら、案件管理のレコード番号をキーにして「更新する」を選ぶと、対象のない案件を意図せず新規登録する運用を避けられます。元の案件No.には、APP-9のような表記ではなく、連携先レコード番号の数字部分を設定してください。
条件付き入力制御・書式変更プラグインで、コピー先を編集可能にする
- 活動履歴アプリに条件付き入力制御・書式変更プラグインを追加します。
- 「商談フェーズを更新する」など、業務上の判断が分かるテーブル外の項目を条件に使います。条件・値は自社の項目に合わせます。
- 対象項目に、活動履歴のコピー先である商談フェーズを選び、実行内容を［編集可能にする］にします。
- 設定を保存してアプリを更新し、取得後に入力できることと、条件不一致の場合を確認します。
コピー先を入力できるようにする設定だけを詳しく確認したい場合は、ルックアップコピー先を編集する設定手順をご覧ください。そちらはコピー先の個別補正が主題で、本記事ではその先の別アプリ更新を扱います。
アプリ間更新・登録プラグインで案件管理へ更新する
- 同じ活動履歴アプリにアプリ間更新・登録プラグインを追加し、連携設定を有効にします。
- 連携先アプリを案件管理、レコードの処理を［更新する］にします。
- 元キーに活動履歴の案件No.、連携先キーに案件管理のレコード番号を選びます。
- 通常項目の対応付けで、活動履歴の商談フェーズから案件管理の商談フェーズを指定します。
- 商談フェーズだけを反映する例ではテーブル設定を追加しません。最初は詳細画面の手動ボタンで検証するなど、実行範囲を決めます。
- 編集保存後に実行したい場合は、対応する実行タイミングを有効にします。設定を保存してアプリを更新します。
［編集可能にする］に指定した条件は、アプリ間更新・登録プラグインの実行条件には引き継がれません。アプリ間更新・登録プラグインは有効にした保存タイミング等で実行し、商談フェーズが変わったときだけ実行する設定ではありません。通常の活動記録の保存でも反映してよいかを確認し、必要なときだけ反映する運用なら詳細ボタンの使用も検討してください。
対応付けた項目は空欄もコピーします。商談フェーズを空欄で保存した場合に、案件管理の値を消してよいかも、運用前に決めておきます。
取得から反映まで、同じレコードで確認する
- 活動履歴で案件を選択し、ルックアップで商談フェーズを取得します。
- ［編集可能にする］の条件に一致させ、取得値を活動内容に合うフェーズへ変更します。
- 活動履歴を保存し、連携の結果メッセージを確認します。
- 案件管理の該当レコードを開き、指定した商談フェーズが反映されたことを確認します。
- 対象のない案件No.、権限のない利用者、空欄、条件不一致でも検証し、予想した結果になるかを記録します。
プラグイン詳細ページの利用画面では、活動履歴の保存後に、案件管理への更新結果が表示される例を確認できます。一つの完了画面だけで全構成の動作を保証するものではないため、自社のキー・選択肢・権限で確認してください。
再取得と、他の担当者の更新に注意する
手修正した後でルックアップを再取得すると、活動履歴のコピー先は参照元の値で上書きされます。その値を保存してアプリ間更新・登録プラグインを実行すれば、上書き後の保存値が反映対象になります。取得・編集・保存の順番を揃え、再取得した場合は変更内容を確認し直します。
また、活動履歴を開いている間に別の担当者が案件管理の商談フェーズを進める場合があります。古い取得値を残した活動履歴を後から保存して反映すると、意図せず前のフェーズへ戻す可能性があります。更新担当と更新する画面を決め、同じ案件を複数の活動履歴から更新する運用も確認してください。
アプリ間更新・登録プラグインは連携先のレコードを読み取り、その時点の更新番号（リビジョン）を指定して更新しますが、古い取得値の判定や最新値との自動マージを行うものではありません。リビジョン指定の考え方は公式ドキュメント「1件のレコードを更新する」でも確認できます。
連携が失敗しても、活動履歴の保存は完了している
保存と連携先更新は別処理です。失敗時は結果メッセージを確認し、元レコードが保存されていること、連携先がどこまで更新されているかを確認してください。複数設定の成功済み処理は取り消されず、書き込みは自動再試行しません。
通信切断などで結果が分からないときは、連携先を確認してから手動実行します。テーブルの［元テーブルの全行を追加］を併用すると再実行で行が増えるため、商談フェーズだけの例へ不用意に追加しないようにします。
まずは一つの通常項目から連携を始める
今回の構成は、活動入力から管理アプリへ必要な値を反映する例です。作業報告の対応状況などにも考え方を応用できますが、どのアプリを正しい情報源にするかを先に決めます。過去の取引時点の値を残すべき項目や、案件ごとに変更してはいけないマスター項目は、同じように書き戻さない設計にします。
両プラグインの無料利用時には、有償プランの案内バナーが表示されます。対応範囲・利用条件・配布ZIPは各詳細ページをご確認ください。