kintoneアプリの引き継ぎチェックリスト

kintoneアプリの引き継ぎでは、業務・設定・権限を順に確認します。フィールド一覧に加え、参照関係と日常の運用も残しましょう。後任者が変更の影響を判断しやすくなります。設定情報を出力しただけで引き継ぎ完了とせず、実際の操作を一緒に確認することが大切です。

この記事は、既存アプリの運用担当者が変わる場合のチェックリストです。アプリのコピー・環境移行の手順とは分けて考えます。ER図作成プラグインとアプリ情報出力プラグインを使い、図と設定一覧を準備する方法も紹介します。

業務の目的と担当範囲を引き継ぐ

最初に「何のためのアプリか」「誰がいつ入力・確認するか」を短い文章で残します。まず、受注登録・活動報告・月次確認などの流れを共有します。その後、画面やフィールドを説明すると、変更の影響も伝わりやすくなります。

また、アプリの把握には標準のアプリ管理画面も使えます。表示される範囲は管理権限などで異なるため、見えないアプリが存在しないと判断しないようにします。

次に、アプリのつながりを確認します。ルックアップや関連レコード一覧では、参照先と結合項目を記録します。例えば顧客管理を変更する前に、案件・担当者・活動履歴との関係を調べます。参照元を整理してから、変更範囲を決めましょう。

ER図作成プラグインでは、選択アプリと参照先を指定範囲で図にできます。逆方向の参照を全アプリ走査するものではないため、必要な対象アプリを追加し、未取得の箱や上限表示を確認してください。手順はアプリの関係をER図で確認する方法にまとめています。

外部サービス、Webhook、JavaScript内の独自処理、アプリアクションなどは、この図だけで網羅できません。設定画面と既存の運用資料で別に確認し、参照関係の図と連携処理の説明を合わせて引き継ぎます。

続いて、項目の設定を確認します。項目名に加え、コード・型・必須・初期値・計算式・参照先も記録します。自動化や外部連携でフィールドコードを使っている場合は、見た目の名前が同じでも差し替えの影響があります。

アプリ情報出力プラグインは、アプリ構成とアクセス権設定をExcelへまとめるための機能です。運用中／設定中のどちらを取得したか、取得日時と合わせて保管します。具体的な出力手順はフィールド一覧をExcelへ出力する記事をご覧ください。

設定中のフォームは編集画面で保存済みの内容を取得します。レコードの実データは取得せず、ユーザーごとの最終的な有効権限を計算する機能でもありません。出力できなかった情報の表示を確認し、空欄を「設定なし」と決めつけないことが必要です。

後任者が設定変更を担当するなら、アプリのアクセス権を確認します。全員へ管理権限を広げるのではなく、業務上必要な担当者に必要な範囲を整理してください。

そのうえで、実際の利用者の権限で一連の操作を確認します。管理者の画面だけで完了にしないことが大切です。権限一覧の資料と、操作確認の結果は分けて記録します。

最後に、プラグイン名・バージョン・設定の保存場所を残します。外部連携先、実行タイミングと担当窓口も記録します。また、エラー時の確認先と、変更前に戻す社内手順も確認します。

パスワードやAPIトークンなどを、共有する図や一般的な引き継ぎ資料へそのまま貼り付けないでください。認証情報は社内で決めた保管・受け渡し方法を使います。図・設定Excelはバックアップや復元手段の代わりではありません。

プラグインの設定を変えたときは、保存だけでなくアプリ更新が必要かも確認します。検証用アプリで操作を確かめ、反映日時と変更点を記録してから運用へ適用します。

この一覧は一般的な運用引き継ぎのたたき台です。自社固有の締め処理や連携を加えて使ってください。アプリ構造の図はER図作成プラグイン1.0.1、設定Excelはアプリ情報出力プラグイン1.0.2の仕様に基づいて紹介しています。

自社で設定を進められます。アプリの役割や項目の選び方、関係者への引き継ぎに迷う場合は、現在の業務と確認したいことを添えてご相談ください。継続的な導入・運用支援はサポートプランでご案内しています。