kintoneからChatworkへ通知したいときは、誰に・どの操作を・どの項目で知らせるかを先に決めます。例えば問い合わせを登録したあと、担当チームのチャットへ転記する作業は、通知プラグインで減らせます。
この記事では、Chatwork通知プラグインを使う設定手順と、通知が届かない場合の確認点を紹介します。PCのレコード追加・編集画面で保存したときの通知が対象です。外部からの登録も含む、あらゆる更新を監視する仕組みとは異なります。
追加時だけ通知する設定を小さく試す
問い合わせの新規受付だけをChatworkへ知らせる場合の確認例です。検証用アプリ・検証用ルームを使い、「レコード追加時」を有効、「レコード編集時」を無効にして、件名・受付日を通知項目に選ぶところから始めます。
| 行う操作 | 確認すること | 合わない場合の見直し先 |
|---|---|---|
| PCの追加画面でテスト用件名を保存 | 指定ルームに件名・受付日・レコードURLが届くか | 追加時の設定、トークン、ルームID、アプリ更新 |
| 同じレコードを編集して保存 | 編集時を無効にした設定では通知対象にならないか | 編集時のチェックと他の通知連携 |
| 受信者が通知のURLを開く | 必要な利用者が対象レコードを閲覧できるか | kintoneのアプリ・レコード権限 |
| 別の登録経路を使う運用がある | 対象画面外の登録を通知できると決め付けていないか | 製品の対応範囲と別連携の必要性 |
これは実際の送信結果ではなく、設定後に試す項目の表です。通知の確認時は保存した時刻と届いた本文を照合します。相談用の画像を用意する場合は、APIトークン・顧客名・ルーム内の会話を隠してください。
Chatworkへの通知は「追加時」と「編集時」を分けて考える
最初に、追加と編集のどちらを知らせるかを決めます。新規の問い合わせを受け付けたことだけを知らせるなら、追加時から始めると運用を確認しやすくなります。
一方、編集時を有効にすると、担当者のメモ修正などでも通知が発生します。特定項目が変わったときだけ通知する条件設定はありません。編集回数が多いアプリでは、必要な通知かを先に確認してください。
- 追加時のみ：新しい問い合わせ・依頼の受付を共有する。
- 編集時のみ：画面から保存された更新を知らせる。
- 両方：新規受付と、その後の画面からの更新を共有する。
これらは使い方の例です。導入による対応時間の短縮などを測定した事例ではありません。
手順1：APIトークンと通知先のルームIDを用意する
まず、Chatwork側でAPIの利用可否を確認します。組織契約では管理者への申請が必要な場合があります。発行場所はChatwork公式のAPIトークン発行手順をご覧ください。
次に、送り先のルームIDを確認します。APIを利用するアカウントが、そのルームへ投稿できることも確認してください。最初は検証用のルームを使い、意図しない参加者へ情報が届かないようにします。
APIトークンは認証情報です。設定画面を共有する際は、値が写らないようにしてください。また、トークンを再発行した場合は、以前の値を使う連携の設定も見直します。
手順2：Chatworkへの通知項目と表示順を設定する
- プラグイン設定で「Chatwork APIトークン」と「ルームID」を入力します。
- 「レコード追加時」「レコード編集時」から必要なタイミングを選びます。
- 通知したいフィールドにチェックを入れます。
- 選んだ項目をドラッグして、本文で読みたい順に並べます。
- 「設定を保存」を押し、アプリを更新します。
例えば問い合わせ管理では、件名・受付日・対応区分などを候補にできます。通知本文にはレコード番号とURLも入ります。長い説明文をすべて転記するより、対応を判断する情報を先に置くと読みやすくなります。
通知に選んだ値はChatworkへ送信されます。チャット参加者へ共有してよい情報を選んでください。ユーザー選択や複雑な値の見え方は、実際の通知本文で確かめます。
手順3：追加・編集を別々にテストする
設定後は、PCの通常のレコード追加画面から、テスト用データを保存します。その後、同じレコードを編集して保存し、選択したタイミングで通知されるかを確認します。
- 通知先のルームが正しい。
- 項目の内容と順序が、設定したとおりになっている。
- レコード番号とURLが含まれている。
- 受信者がURLから対象レコードを開ける。
Chatworkで通知を読めても、kintoneの閲覧権限が自動で付くわけではありません。受信者のkintoneアカウントと、アプリ・レコードの閲覧権限を別に確認してください。
Chatworkへ通知されない場合の確認点
まず、設定した通知タイミングと操作を照らし合わせます。このプラグインの通知処理はPC画面の保存成功イベントで実行します。CSV読み込み・REST API・一覧のインライン編集・モバイル操作は、この通知処理の対象外です。
次に、APIトークンとルームID、投稿権限、設定保存後のアプリ更新を確認します。レコードの保存成功と、外部APIへの送信成功は別の結果です。保存できたことだけで通知完了とは判断しません。
繰り返し通知が届かない場合は、実行した操作・時刻・対象レコード・確認できるエラーを整理して相談してください。相談文へAPIトークンを貼り付ける必要はありません。
ほかの連携も必要な場合は
チャットへの共有ではなく、レコードの情報からメールを作りたい場合はメール作成ボタンの設定方法が候補です。予定の作成ならGoogleカレンダーへの予定作成も確認してください。
この記事はChatwork通知プラグイン1.0.5の仕様に基づく説明です。最新版と対応範囲は詳細ページをご覧ください。
設定・運用の整理を相談する
まずは検証用アプリで、自社の運用に合うか確認してください。項目設計や利用者への展開も一緒に進めたい場合は、ご相談いただけます。継続的な支援の内容はサポートプランをご覧ください。