kintoneで期限が近い項目を色分けする方法｜リマインダー通知との使い分け

kintoneで期限が近い項目を見つけやすくしたいときは、画面上の色分けと、時間を基準に届く通知を分けて考えます。色は画面を見たときの気付きに、通知は画面を開いていない人へ知らせるために使います。

この記事では、条件付き入力制御・書式変更プラグインで期限前の項目を目立たせる例と、標準リマインダーの役割を紹介します。「色を付けたから通知も届く」という設計にしないことがポイントです。

期限と進捗の組み合わせで対象を決める

「今日から7日以内、かつ未完了なら黄色」という設計例です。基準日を固定して期限前後と完了済みを比べると、AND／ORの取り違えに気付きやすくなります。以下は目指す対象範囲で、実画面での表示結果ではありません。

基準日からの日数で考える確認例
期限	進捗	この黄色ルールの対象	別に決めること
翌日	対応中	対象	期限前の通知日と担当者
7日後	対応中	境界として確認する対象	日数の境界で意図した表示になるか
8日後	対応中	対象外	遠い期限まで色が付いていないか
前日	対応中	対象外	期限超過を別ルールで目立たせるか
翌日	完了	対象外	完了済みを除外する条件が効くか

黄色の条件を満たすことと、通知を送ることは別です。色だけに頼らず期限の日付と進捗も表示し、検証時は今日・7日後・8日後の境界も試してください。日付が変わった後は最新表示で確認し、開いたままの画面が必ず即時更新されるとは考えない運用にします。

例えば対応期限の7日前から黄色で表示し、期限の3日前には担当者へ通知する運用です。黄色は一覧・詳細などの対応画面を確認したときの目印で、通知は別の設定です。

標準のリマインダーは、日付・日時フィールドを基準に通知を設定できます。手順はkintone公式のリマインダー設定を確認してください。通知先の担当者と、完了済みを対象に含めるかも決めます。

この日付条件は今日から指定日数までを対象にします。期限を過ぎた日も自動的に同じ条件へ入るわけではありません。一般的な表示・条件設定は条件付き入力制御の基本ガイドをご覧ください。

例えば確認日が10月23日なら、期限が10月23日、30日、31日、22日のレコードを用意します。「今日から7日以内」の境界と、期限超過が別の状態であることを確認できます。

本プラグインの日付条件「直近○日」は今日を含む過去の期間です。期限前の条件をそのまま期限超過の条件として使わず、今日を含めるか・完了済みを除くかまで決めてください。利用者の端末の日付も判定に関わるため、日付が切り替わるタイミングの確認も必要です。

複数ルールで同じ項目の色を変えると、意図した表示にならないことがあります。まず期限前の1ルールから始め、色の重複をなくしてから条件を増やします。

期限だけを見て着色すると、完了した案件まで黄色のまま残る場合があります。完了・対応中などの進捗項目を使い、「期限が近い」かつ「未完了」の組み合わせを検討します。例の「進捗」は業務用の項目で、プロセス管理のステータスと同じものと決め付けないでください。

条件がORだと、未完了というだけで期限が遠い案件まで対象になる可能性があります。ANDなら両方一致、ORならいずれか一致です。具体的な日付と進捗の組み合わせで、対象外も含めて試してください。

黄色の意味を「7日以内に期限が来る未完了案件」など、利用者へ説明します。色が見分けにくい端末や利用者もいるため、期限の日付・進捗・一覧名でも状況が伝わるようにしてください。

色分けは画面表示の処理で、日付をまたいだ瞬間に開きっぱなしの画面が必ず更新されるとは限りません。最新表示で確かめる運用と、担当者へ届く標準通知を組み合わせます。実際に使う一覧・詳細・追加・編集とPC・モバイルの対応範囲は、プラグインの詳細仕様で確認してください。