kintoneで検索してもレコードが見つからない原因｜検索範囲・キーワード・権限を確認

kintoneで検索しても見つからないときは、すぐにレコードが消えたと判断せず、「存在するか」「閲覧できるか」「検索対象に入っているか」を分けて確認します。同じキーワードでも、使っている検索方法で結果が異なる場合があります。

この記事は、標準検索とプラグイン検索の切り分けガイドです。検索機能を追加する手順は一覧検索の選び方と設定ガイドをご覧ください。

同じ1件を、同じ利用者で順に探す

検索の切り分けでは、探す語と対象レコードを先に固定します。以下は「問い合わせA」という架空レコードを探すときの確認順です。各方法で検索対象が同一とは限らないため、結果が違う理由を調べます。

検索語を変える前に、レコード番号・利用者・一覧名・検索語・結果件数を1組で記録すると比較しやすくなります。部分一致で探せるかなどの仕様は検索方式ごとに確認してください。方式選びと初回設定は2種類の一覧検索を比較する記事にまとめています。

まず、探しているレコードの番号・アプリ・登録日などを確認します。別アプリに登録していないか、似た名前のレコードと取り違えていないかも確認してください。

レコードのURLが分かる場合、同じ利用者で開けるかを試します。管理者は開けるのに担当者は開けないなら、検索の問題よりも閲覧権限が原因の可能性があります。権限を広げる前に、業務上そのデータを見せるべきかを管理者が判断します。

全体の検索、アプリ内の検索、一覧の絞り込み、プラグインが用意した検索欄は同じ処理とは限りません。「検索できません」と連絡する際は、使った画面と検索欄を残してください。

標準検索では、日本語と英数字でキーワードの扱いが異なります。英数字の一部だけで検索しても見つからない場合があります。詳しい対象とキーワードの扱いはkintone公式のデータ検索ガイドを確認し、登録値に近い長めのキーワードでも試します。

ルックアップには別途、1文字検索や英数字の単語内検索の設定があります。ルックアップで探せた結果と、別の検索欄の結果をそのまま比較しないようにしてください。

例えば「今月の案件」だけを表示する一覧で、先月の案件を探していると対象外になります。担当者別・未完了だけといった条件も確認します。

プラグインの検索では、検索対象として設定した項目だけを見る場合があります。顧客名は対象でも、備考やテーブル明細は対象外かもしれません。表示されている項目と検索対象は必ずしも同じではないため、管理者が設定を確認します。

Kintacoの一覧画面レコード検索プラグインでは、利用するカスタマイズビューと検索対象を設定します。別の一覧へ切り替えた場合や、使用する一覧を解除した場合は、その設定も確認してください。

表記ゆれが多い場合、検索方法だけでなく入力値の持ち方も見直します。ただし、検索しやすくする目的で登録済みの正式名称を一律に変更しないようにします。入力時の候補提示については重複候補・サジェストの使い分けも参考になります。

プラグインによっては、取得済みのデータや現在の表示範囲を検索する方式もあります。全件検索と思い込まず、詳細ページの対応範囲と実際の設定を確認してください。新しく登録したデータは、画面を更新してから試します。

また、数値と文字列、ユーザー名とユーザーコードなど、画面上の見え方と保存された値が異なる項目もあります。キーワードの調整だけで解消しない場合は、対象項目の種類まで確認します。

アプリ名・レコード番号・利用者・一覧名・検索欄・入力キーワード・検索した時刻をまとめます。管理者に見えるか、直接URLで開けるかも添えると、権限と検索処理を分けて調べやすくなります。

顧客情報を含む画面を共有する場合は、公開可能な範囲に置き換えた再現用データを使ってください。検索を速くする前に、利用者が必要な対象を確実に探せる設計を整えましょう。