kintoneのGoogleカレンダー登録｜予定を転記する方法

kintoneの商談・訪問予定をGoogleカレンダー登録へつなげ、件名・日時・場所の転記を減らす方法を紹介します。無料の「Googleカレンダー予定作成プラグイン」を使うと、レコードの情報を予定作成画面へ引き継げます。

レコード詳細画面のボタンから、情報を引き継いだGoogleカレンダーの予定作成画面を開けます。最後に内容を確認し、Googleカレンダー側で保存する使い方です。

予定の登録と自動同期は、必要な運用が異なる

このプラグインは、kintoneの情報を使って予定作成画面を開きます。kintoneの保存時に予定を自動登録する機能や、登録後の変更・削除を双方へ自動反映する機能はありません。

「連携」という言葉だけで選ばず、誰が登録し、変更時にどちらを更新するかを先に決めておきましょう。

以下は導入時の設定例です。実際のお客様の導入実績や効果測定結果ではありません。

まず、開始・終了日時を確認できる日時フィールドを用意します。次に、説明文へ引き継ぐ情報を決めてください。参加者に共有してよい内容だけを指定します。

Googleカレンダー登録の前には、保存先とタイムゾーンも確認しましょう。日時の表示についてはGoogle公式のタイムゾーン設定ガイドで確認できます。

ボタンを押すだけで保存が完了するわけではありません。予定作成画面を閉じた場合は、登録されたかをカレンダーで確認してください。

例えば「訪問予定を10月20日14時から15時へ変更する」場合を、導入前の運用確認に使います。以下は運用例です。

新規登録：担当者がkintoneから予定作成画面を開き、保存先カレンダーと日時を確認して保存します。チームには、登録済みかを確認する担当・方法を決めておきます。
時間変更：kintoneの予定日時と、Googleカレンダーの既存予定をそれぞれ編集します。「Googleカレンダーに追加」をもう一度押して代用すると、新しい予定を重複作成するおそれがあります。
中止：kintone側に中止を記録する運用と、Googleカレンダー側の予定を取り消す担当を決めます。kintoneの変更・削除だけでは、作成済み予定は消えません。

変更が多く、この二重確認を運用で維持できない場合は、無料プラグインの設定範囲を超えるため、既存予定の更新・同期を含めた連携設計の相談をご検討ください。

自動では戻りません。登録後の変更をどう管理するか、運用ルールを決めてください。双方の更新を自動化したい場合は、個別に連携の設計が必要です。

自動更新されません。登録済みの予定をGoogleカレンダー側で編集してください。同じボタンから再度登録すると、新しい予定の作成になるため重複に注意します。

プラグインはPC・モバイルのレコード詳細画面に対応しています。端末側のGoogleへのログイン状態や画面遷移も含め、実際に使う端末で確認してください。

まず検証用アプリで、1件の予定を登録して流れを確認しましょう。

設定支援や「既存予定を更新したい」「双方向で連携したい」といったご相談は、サービス案内をご確認ください。対応範囲は要件に応じて個別に確認します。